1. Yleistä

Turun seudun puhdistamo Oy käsittelee henkilötietoja kirjallisesti määriteltyjen käytäntöjen mukaisesti huolellisesti ja asiallisesti hyvää tietojenkäsittely- ja hallintotapaa noudattaen. Työntekijöidemme, yhteistyökumppaneidemme ja muiden sidosryhmiemme tietosuoja on meille tärkeää ja toimimme tietosuojaan liittyvissä asioissa noudattaen mahdollisimman läpinäkyvää toimintamallia. Turun seudun puhdistamo Oy käsittelee henkilötietoja minimoiden käsiteltävien henkilötietojen määrää ja henkilötietojen käsittely on tarkoituksenmukaisuuteen perustuvaa. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan lakien ja lupien määräämän jätevedenpuhdistuspalvelun tarjoamiseksi.

Tässä dokumentissa kuvataan tapoja, joilla Turun seudun puhdistamo Oy käsittelee henkilötietoja. Kuvauksessa kerrotaan, miten yhtiö kerää, käyttää, luovuttaa, siirtää, säilyttää ja suojaa henkilötietoja sekä miten henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä rekisteröidyn oikeuksista on huolehdittu.

2. Rekisterinpitäjä

YRITYS:         Turun seudun puhdistamo Oy

Osoite:            Polttimonkatu 2, 20100 TURKU

Y-tunnus:      1774713-5

Sähköposti:  turunseudunpuhdistamo@turku.fi

3. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja

Mirva Levomäki

040 7126 241

Toimistopäällikkö / Tietosuojakehittäjä

Jere Anttila

040 7126 233

Automaatiopäällikkö / Tietoturvavastaava

Jyrki Haapasaari

040 7126 232

Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@turku.fi

4. Rekisterin nimi

Henkilöstö-, yhteistyöyritys-, sidosryhmä- ja viestintärekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisältö ja peruste

5.1 Henkilöstön henkilötietosisältö rekisterissä

Turun seudun puhdistamo Oy:n henkilöstön henkilötietosisältö muodostuu sen työntekijöistä sekä hallituksen ja teknisen toimikunnan jäsenistä. Rekisterissä on nykyisten ja määriteltyjen säilytysaikojen puitteissa entisten vakituisten ja määräaikaisten työntekijöiden, jäsenten, kausityöntekijöiden, lopputyöntekijöiden ja harjoittelijoiden henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään palkan- ja palkkioiden maksun, taloushallinnon hoitamisen sekä palveluntuottamiseen liittyvän turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.

5.2 Yhteistyöyritysten henkilötietosisältö rekisterissä

Turun seudun puhdistamo Oy:n yhteistyöyritysten henkilötietosisältö muodostuu sen osakaskuntien sekä yhteistyöyritysten tai -yhteisöjen työntekijöistä ja lisäksi perusteltavin osin entisistä työntekijöistä ja yhteyshenkilöistä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus-, yhteistyö- tai kumppanuussuhde tai muu asiallinen yhteys. Rekisterissä on yhteistyöyritysten tuottamiin palveluihin liittyviä työsuoritteisiin tai yhteystietoihin liittyviä henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään kunnossapitoon, rakennuttamiseen ja muuhun palveluntuottamiseen liittyvän yhteydenpidon, turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.

5.3 Sidosryhmien henkilötietosisältö rekisterissä

Turun seudun puhdistamo Oy:n sidosryhmien henkilötietosisältö muodostuu sen muiden sidosryhmien yhteyshenkilöistä. Rekisterissä on nykyisten ja määriteltyjen säilytysaikojen puitteissa myös entisiä yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sidosryhmäyhteys tai muu asiallinen yhteys. Rekisterissä on sidosryhmäsuhteisiin ja yhteystietoihin liittyviä henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään sidosryhmien ja rekisterinpitäjän välisen yhteydenpidon ja palveluntuottamiseen liittyvän yhteydenpidon, turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.

5.4 Viestinnän henkilötietosisältö rekisterissä

Turun seudun puhdistamo Oy:n viestinnän henkilötietosisältö muodostuu sen tuotantotilojen vierailijaryhmien yhteyshenkilöistä, internetsivujen kautta yhteyttä ottaneista henkilöistä, muun viestinnän yhteyshenkilöistä sekä median edustajista. Rekisterissä on viestintään ja tiedottamiseen liittyvien yhteyshenkilöiden yhteystietoja. Henkilötietoja käsitellään vierailijaryhmien, viestinnän ja tiedottamisen yhteyshenkilöiden ja rekisterinpitäjän välisen yhteydenpidon sekä palveluntuottamiseen liittyvän turvallisuuden ja laadun varmistamiseksi.

5.5 Henkilöstö-, yhteistyöyritys-, sidosryhmä- ja viestintärekisterin henkilötietojen käsittelystä

Henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän sopimusten, lakien ja lupien mukaisen palveluntuotannon toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä tilausten, hankintojen, osto- ja myyntitapahtumien, ilmoittautumisten, yhteydenottojen ja-pidon, muun asioinnin, viestinnän, tiedottamisen, informoinnin ja raportoinnin hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi asiakas- tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen tai kehittämiseen. Käsittelyn tarkoituksena voi olla lisäksi muiden maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittaminen tai periminen sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten suorittaminen. Käsittelyn oikeusperusteena on tarve sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä liiketoimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun suostumukseen. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaisten oikeutettujen edut.

Jotta rekisterinpitäjä voi täyttää toimintaansa perustuvat sopimus-, laki- ja lupavelvoitteensa, on rekisterinpitäjän saatava käsitellä henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja Turun seudun puhdistamo Oy ei voi tarjota osakaskunnille sopimuksenmukaista laadukasta jätevedenpuhdistuspalvelua ja kehittää palvelua edelleen.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin Kuvauksessa henkilötietojen käsittelystä mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö, kuten kirjanpitolainsäädäntö. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan kuin työ-, jäsen- tai sidosryhmäsuhde tai muu vastaava suhde, yhteistyösopimus tai muu sopimus on voimassa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään sopimuksen tai jonkin suhteen muodostumisen yhteydessä tai henkilötietojen lähettämisen yhteydessä www-lomakkeilta, sähköpostilla tai puhelimitse sopimuksista, ilmoittautumisista ja muista tilanteista, jossa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä verottajalta, viranomaisilta, julkisista rekistereistä ja henkilötietohakemistoista sekä tiedotusvälineistä tai muista tietolähteistä, kuten internetin hakukoneista tai sosiaalisen median palveluiden kautta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan jakaa tarvittaessa perustellusta syystä luottamuksellisuus- ja tietoturvaperiaatteita noudattaen Turun kaupunkikonsernin organisaation, tilitoimiston ja osakaskuntien sisällä ja välillä sekä sidosryhmien kesken. Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat henkilötietojen käsittelyn toiminta-ajatusta. Osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän tilaisuuksissa.

Lisäksi henkilötietoja siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle palvelusopimuksen perusteella. Tällaisia toimintoja voi olla esim. henkilötietojen tekninen hallinta, analysointi, tiedottaminen ja kampanjat sekä maksamattomien saatavien perintä. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimuksen tietosuojaliitteet ja rekisterinpitäjä varmistaa, että käsittelijä suojaa henkilötiedot tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät henkilötiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin. Henkilötiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen vaatiessa.

10. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

10.1 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia, joita Turun seudun puhdistamo Oy kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Turun seudun puhdistamo Oy:n ja rekisteröidyn välinen sopimus tai suhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän kuvauksen kohdan 11 mukaisesti.

Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Turun seudun puhdistamo Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

10.2 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Turun seudun puhdistamo Oy:n henkilöstö-, yhteistyöyritys-, sidosryhmä- ja viestintärekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän kuvauksen kohdan 11 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

10.3 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Korjauspyyntö virheellisestä, tarpeettomasta, puutteellisesta tai vanhentuneesta tiedosta tehdään tämän kuvauksen kohdan 11 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Turun seudun puhdistamo Oy:tä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Turun seudun puhdistamo Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

10.4 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Niiltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut henkilöstö-, yhteistyöyritys-, sidosryhmä- tai viestintärekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja hänellä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

10.5 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Turun seudun puhdistamo Oy ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11. Yhteydenotot

Kaikissa tähän henkilötietojen käsittelyn kuvaukseen liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteyttä tulee ottaa kohdassa 2 mainittuun tahoon.

Turun seudun puhdistamo Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

12. Kuvauksen henkilötietojen käsittelystä muuttaminen

Turun seudun puhdistamo Oy kehittää palvelujaan jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä kuvausta henkilötietojen käsittelystä ilmoittamalla siitä palveluissaan.

Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan kuvaukseen henkilötietojen käsittelystä säännöllisesti.